Dans le traitement de leurs salaires, l’on observe chez les nouvelles entreprises une certaine tendance à dématérialiser leurs bulletins de paie. Il s’agit en effet d’une pratique qui gagne du terrain notamment pour les nombreux avantages qu’elle procure. On peut par exemple citer les gains considérables de temps, la diminution des coûts d’impression, la réduction des erreurs, un meilleur archivage ou encore le modernisme qu’elle apporte à l’organisation. Il faudra cependant prendre quelques précautions avant de s’y lancer.
Prévenir son personnel
S’il est vrai qu’aujourd’hui la plupart des employés ne trouvent aucun inconvénient à recevoir leurs bulletins en fichiers électroniques, il vaut toujours mieux éviter les surprises. La loi vous autorise en effet à produire ce type de bulletins sans obligation légale d’informer votre personnel. Cependant, ces derniers conservent également le droit de réclamer des modèles physiques s’ils le désirent et vous devrez les leur fournir. Il est alors conseillé de les prévenir au moins un mois avant pour éviter d’éventuels mécontentements. En cas de besoin, optez pour une dématérialisation du bulletin de paie Socialea.
Sécuriser les bulletins électroniques et en garantir la disponibilité
Si vous souhaitez passer à la dématérialisation, sachez également qu’il est important (voire capital) de sécuriser tout votre processus. Vous devez donc prendre toutes les mesures possibles pour garantir la confidentialité des données relatives à la paie de chacun de vos employés. Prenez par ailleurs le soin de signer électroniquement vos fichiers pour en garantir l’intégrité. Vous êtes enfin tenu d’en garantir la disponibilité permanente pendant 50 ans (à compter de la date de leur émission).
Soyez le premier à commenter